Як організувати та провести Kaizen-подію: поетапна інструкція

Кайдзен-події – це короткострокові (зазвичай, тривалістю одного тижня) проєкти впровадження системи ефективного виробництва/управління в вашій компанії. Метою цих міні-проєктів є встановлення порядку на конкретному ділянці і розробка кроків/знаходження рішень для подальшої роботи. Тривалість таких міні-проєктів, як правило, складає 1 тиждень (5 робочих днів).

Варто відзначити, що кайдзен-події обов’язково повинні бути вбудовані в загальну програму покращень і бути її послідовною частиною. Використання їх в окремому, відокремленому від програми вигляді призводить до фінансових та часових втрат, розчарування команди в інструментах ефективного управління і повернення до попередніх форм та стандартів роботи відразу після завершення події.

Кайдзен-події проводяться під керівництвом досвідченого фасилітатора.

Кайдзен-події набувають різних форм і назв. Серед найпоширеніших зустрічаються:

• Бліц-кайдзен (Kaizen Blitz)
• Кайдзен-імпульс (Kaizen Burst)
• Майстер-класи Кайдзен (Kaizen workshops)
• Прискорені майстер-класи з процесних покращень (Rapid process improvement workshops)
• Кайдзен-сесії

Кайдзен-події також можуть бути спрямовані на певні інструменти бережливого виробництва:

• 5S-Кайдзен
• TPM-Кайдзен
• Кайдзен-Зниження кількості переналагоджень обладнання (SMED)
• Мапування потоку створення цінності або Кайдзен-потік
• Кайдзен мережі постачання.

Незалежно від того, як ви їх називаєте, правильно сплановані події кайдзен можуть внести суттєві покращення. Звичайна кайдзен-подія генерує від 20 до 100% покращень у таких областях, як ефективність процесів, якість та доставка.

ПОКРОКОВА ІНСТРУКЦІЯ щодо впровадження кайдзен-події

КРОК 1.

НАЙМІТЬ АБО НАВЧИТЬ ФАСИЛІТАТОРА / ЛІДЕРА КАЙДЗЕН-ПОДІЇ 

Добре, коли керівник відділу/напрямку, в якому ви будете проводити подію кайдзен, володіє технологією бережливого виробництва і 6 сигм, і зможе організувати фасилітацію процесу. Якщо це не ваш випадок, знайдіть досвідченого консультанта ззовні або навчіть одного з ваших колег. Для організації та втілення події кайдзен буде достатньо фахівця зі статусом Зеленого пояса (про різницю у кваліфікації фахівців з бережливого управління читайте на нашому сайті =>>перейти).

КРОК 2.

ЗАРУЧІТЬСЯ ПІДТРИМКОЮ МЕНЕДЖМЕНТУ

Вам потрібно отримати не лише затвердження та розуміння вашої діяльності під час та після події кайдзен, вам потрібна участь управління в цих процесах.

Як і для будь-якої іншої ініціативи, важлива участь вищого щабелю управління: як в процесі, так і під час кайдзен-події вам необхідно знайти можливість для їх повної участі. Ігнорування цього правила, як і раніше, призводить до отримання нестабільних результатів, від яких всі учасники процесу поспішатимуть ухилитися відразу після проведення кайдзен-події.

КРОК 3.

ВИЗНАЧТЕ КОРДОНИ КАЙДЗЕН-ПОДІЇ 

На яких конкретно ділянках процесу ви бажаєте провести подію кайдзен? Визначте чіткі межі, щоб кожний участь відділ/департамент розумів свій рівень та обсяг участі.

У випадку, якщо у події-кайдзен задіяне виробництво, надрукуйте план-схему виробництва та позначте на плані всі ділянки, які будуть брати участь у кайдзен-події.

КРОК 4.

ВИЗНАЧТЕ, ЩО САМЕ ВИ ХОЧЕТЕ ПОКРАЩИТИ 

Яка мета кайдзен-події? Це кайдзен-блиц за допомогою інструменту 5S, мета якого ознайомити співробітників компанії з принципами 5S або ви бажаєте зменшити простір, що використовується для виробництва певного виду товару, щоб у майбутньому розмістити обладнання для запуску нового продукту?

На цьому етапі вам потрібне чітке бачення того, що ви хочете поліпшити. Про те, на яких конкретно ділянках процесу ми вже визначили в попередньому кроці (дивіться вище).

КРОК 5. 

НЕ ЗАБУДЬТЕ ПРО КОМУНІКАЦІЮ!

Дайте знати всім в компанії про те, ЩО, ДЕ і КОЛИ Ви робите в рамках кайдзен-події. Жоден з описаних тут кроків не повинен стати сюрпризом. Нехтування цим правилом/кроком призведе до поширення чуток на Вашому підприємстві та значного підвищення рівня опору.

КРОК 6.

СТВОРІТЬ КОМАНДУ

Підберіть собі команду. Найкращим лідером такої команди є власник процесу, з яким ви збираєтеся працювати в рамках кайдзен-події. 

Переконайтеся, що лідер команди:

1. Позитивно ставиться до будь-яких змін на покладеній на нього робочій області.
2. Розуміє, як реалізуються проекти з впровадження змін у компаніях.
3. Має переконливі навички та здатність просувати зміни.

В ідеалі, команда впровадження повинна складатися з фахівців, залучених з різних робочих областей та відділів вашої компанії (наприклад, відділ ремонту, адміністрація, продажі та інші). Також, було б доцільним залучити співробітників з наступної області, в якій планується реалізація кайдзен-події. Таким чином, ви забезпечите навчання та досвід наступній групі колег.

КРОК 7.

ВИЗНАЧТЕ ТА ВПРОВАДЬТЕ КРИТЕРІЇ ПОКРАЩЕННЯ

Вам слід чітко визначити, яких змін ви хочете досягти. Для цього необхідно використовувати критерії покращень і оцінити базовий рівень, щоб було з чим порівнювати результати.

Найтиповішими критеріями таких покращень є:

• виробіток на людину за годину
• використаний простір
• час циклу
• обсяг незавершеного виробництва (запаси)
• кількість відмов
• і таке інше

Зробіть фотографії або навіть відео «ДО» і «ПІСЛЯ», щоб всі учасники процесу могли порівнювати.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Якщо вашою метою є покращення продуктивності та зменшення кількості годин, витрачених на певних ділянках, роз’ясніть людям, що в цьому випадку їх переведуть на інші посади, а не звільнять! Всі звільнені співробітники повинні пройти навчання та бути направлені на нові робочі місця. Звільнення співробітників не вирішує проблеми низької продуктивності, скористайтеся іншими методами!

 

КРОК 8.

ПОПЕРЕДНІЙ ТРЕНІНГ (ПРОВОДИМО ЙОГО ДО КАЙДЗЕН-ПОДІЇ)

Команда повинна пройти попередню підготовку та навчитися ідентифікувати 8 видів втрат:

1. Втрати транспортування
2. Втрати інвентаризації (запаси)
3. Втрати від непотрібних рухів
4. Втрати внаслідок очікування
5. Втрати від перевиробництва
6. Втрати від непотрібних процесів
7. Дефекти
8. Невикористаний талант

Також команду слід підготувати до основних принципів бережливого управління, 6 сигм та порядку реалізації такого інструменту, як 5S. Таку підготовку слід провести за тиждень-два до початку кайдзен-події. 

КРОК 9.

ПОПЕРЕДНЄ ПЛАНУВАННЯ КАЙДЗЕН-ПОДІЇ

Хороший план є обов’язковим для будь-якої події, і кайдзен-бліц тут не є винятком. Намалюйте мапу вашої події.

МОЖЛИВИЙ ПРИКЛАД:

• День 1. Тренінг, збір даних і аналіз.
• День 2. Аналіз і моделювання.
• День/ніч 3. Зміна схеми розташування.
• День 4. Доробка схеми розташування, стандартизація інструкцій за новою схемою.
• День 5. Доробка, вдосконалення, презентація результатів керівництву. Спільна вечеря.

Якщо ви збираєтесь змінювати розташування обладнання, тоді в команді вам знадобляться електрики і налагоджувальники, щоб організувати все за день. Якщо ви хочете організувати правильний виробничий потік, позбавтесь маркерної стрічки, фарби, наклейок і так далі.

Усе це повинно бути сплановано і продумано наперед, до початку події. В день початку події все повинно бути готове до роботи.

КРОК 10.

РЕАЛІЗАЦІЯ КАЙДЗЕН-ПОДІЇ 

Залежно від характеру вашої події кайдзен, розробіть чіткий план дій і дотримуйтеся його.

Призначений вами лідер кайдзен-події проводить навчання (тренінг) і підтримує команду під час реалізації всіх ініціатив.

Надайте команді свободу. Ваше бачення того, що і де потрібно покращувати, може суттєво відрізнятися від думки команди. Оскільки команда ближче до процесу, надайте їм свободу організувати процес так, як вони хочуть. Не нав’язуйте своє бачення.

Робіть фото та відео під час процесу. Організуйте дошку досягнень з фотографіями до і після отримання результатів. Фотографії – це прекрасний спосіб передати знання та підтримати наступну команду у їхньому бажанні реалізовувати кайдзен-подію.

КРОК 11.

ПРЕЗЕНТАЦІЯ РЕЗУЛЬТАТІВ КАЙДЗЕН-ПОДІЇ 

В кінці проєкту команда робить презентацію для керівництва компанії, під час якої вони демонструють свої результати та досягнення. Запропонуйте команді використати раніше створену дошку досягнень, щоб наочно представити результати.

КРОК 12.

ПРИВІТАННЯ ТА ПОДЯКИ

Приділіть час святкуванню тих результатів, які отримала команда. Організуйте вечерю або замовте піцу в офіс, щоб неформально висловити подяку всім членам команди.

КРОК 13.

ОЦІНКА ТА ВПРОВАДЖЕННЯ ПОДАЛЬШИХ КРОКІВ З ПОКРАЩЕННЯ ПРОЦЕСУ 

Японське значення слова «кайдзен» передбачає досягнення постійних покращень. Не забувайте постійно контролювати стан процесів. Якщо ви не приділите достатньо часу моніторингу результату, ви можете втратити не лише результати проєкту, але й бажання команди проводити подібні заходи у майбутньому.

КРОК 14.

ВІДШЛІФОВУВАННЯ ТА ПОВТОР КАЙДЗЕН-ПОДІЇ

Сплануйте подібну подію, але в іншому відділі/департаменті.

Проведення кайдзен-бліцу не допомагає вирішувати глобальні проблеми бізнесу або його кризи, але його реалізація допомагає досягти ряду невеликих і необхідних змін.

Знайдіть можливість проводити такі події не рідше 1 разу на місяць, щоб свіжим поглядом оновлювати свої процеси. Проводьте бліц-кайдзен у різних відділах компанії, зсувайте фокус від одного поліпшення до іншого. Пам’ятайте, кайдзен – це процес неперервного поліпшення. Зробіть кайдзен-бліц частиною своєї рутини.

Для підготовки цього матеріалу була використана інформація з сайту http://leanmanufacturingtools.org/ , а також авторські матеріали тренерів «Інту Ефект», фотографії з тренінгів і кайдзен-подій Групи компаній «Інту Ефект», проведених в Україні, Росії, Грузії, Вірменії та Азербайджані.