Análisis de procesos «Brown Paper» (papel marrón): instrucciones de uso

Hay una cantidad infinita de herramientas para analizar procesos. En la tecnología de gestión lean y 6 sigma (también conocida como lean6sigma), las más utilizadas son: el mapa de flujo de valor, SIPOC y el análisis de papel marrón (brown paper).

El papel marrón, en esencia, es la herramienta más simple, en algunos lugares incluso primitiva, pero es mi favorita. Debido a que es difícil lograr un grado de visualización y claridad con otras herramientas. Además, el «papel marrón» tiene la función de involucrar, lo cual es extremadamente importante en las primeras etapas de implementación de un proyecto de gestión / producción eficiente.

¿Por qué «Papel Marrón»?

Porque físicamente implementamos la herramienta en papel de envoltorio marrón. Existen muchos herramientas de IT para describir y visualizar procesos de trabajo, pero recomendamos comenzar con la versión en papel, porque:

• Muestra la complejidad del proceso
• Permite a los empleados comprender el proceso
• Crea la oportunidad de desarrollar un proceso nuevo y mejorado.

¿Cuál es la idea detrás del «papel marrón»?

Visualizar el proceso de trabajo o el flujo. Identificar las etapas del proceso. Comprender quiénes participan en el proceso. Identificar en qué consisten los procedimientos.

Recuerde que cada proceso tiene al menos 3 versiones:

1. Cómo pensamos que es.
2. Cómo es en realidad.
3. Cómo debería ser en realidad.

Su tarea durante la preparación del «papel marrón» y la visualización de su proceso es determinar cómo es el proceso en la actualidad. Siempre hay una tentación de saltar a sus ideas sobre cómo debería ser. Deténgase, su tarea ahora es esbozar el panorama actual real.

¿Qué necesitamos?

1. Definir el proceso que vamos a analizar (dónde comienza el proceso (entrada) y dónde termina el proceso (salida)).
2. Un gran trozo de papel marrón (de embalaje) (idealmente: 6×2 metros)
3. Notas adhesivas (post-it)
4. Marcadores
5. Papel blanco y rojo en formato A4
6. Definir un objetivo claro y formulado.

Instrucciones paso a paso:

1. Defina el objetivo de su «papel marrón». El objetivo lo ayudará a comprender las entradas y salidas de su proceso.
2. Determine la entrada y la salida del proceso (dónde comienza y dónde termina el proceso). Por ejemplo, si está considerando el proceso de servicio de garantía de su equipo, la entrada al proceso puede ser la recepción de una solicitud del cliente y la salida puede ser el servicio realizado para el cliente (mantenimiento de garantía realizado). Tenga en cuenta que estos límites de proceso pueden depender en gran medida de los objetivos que se establezca.
3. Determine los pasos del proceso y colóquelos en el orden en que aparecen en el papel. Escriba cada paso del proceso en una etiqueta / poste separado. Gracias a las etiquetas, podrá mover el paso del proceso a otro lugar si lo necesita durante el trabajo con la tarjeta o eliminarlo del proceso. En caso de que dibuje el proceso simplemente con un marcador en el papel, es probable que tenga que volver a dibujar muchas veces.
4. Indique la dirección del movimiento de los pasos del proceso con flechas. Recuerde que a veces el proceso puede retroceder varios pasos, a veces puede saltar varios pasos. Dibuje todos los movimientos a través de estos pasos. Escriba las condiciones de estas bifurcaciones sobre las flechas y / o ramificaciones del proceso («sí, el cliente aceptó el trabajo de mantenimiento de garantía» / «no, el cliente no aceptó el trabajo» o «sí, la contabilidad aprobó el presupuesto» / «no, la contabilidad no aprobó el presupuesto»). También puede indicar la proporción porcentual de estas bifurcaciones: en qué porcentaje de los casos la contabilidad aprueba el presupuesto y en qué casos lo devuelve y así sucesivamente.
5. A menudo, los pasos del proceso van acompañados de ciertos documentos: en el mapa de procesos, adjunte una copia de los documentos que se completan en cada paso. En el futuro, esto le permitirá ver todo el volumen de trabajo en papel / burocrático de su proceso.
6. Una vez que su mapa esté hecho, deberá revisarlo. Para ello, invite a aquellos colegas que no participaron en el proceso, pero que de alguna manera están involucrados en él, para que revisen el mapa. Como líder, es posible que no vea los pasos del proceso que realmente se hacen o las ramificaciones del proceso que realmente ocurren. Modifique el mapa en función de las correcciones de los colegas. Recuerde a sus colegas que está dibujando el mapa del estado actual, ¡no del futuro!
7. Después de la revisión, junto con los colegas invitados, marque con etiquetas o papel rojo los puntos críticos del proceso: aquellos lugares donde el proceso se ralentiza o donde se obtiene la mayor cantidad de productos defectuosos o retrasos máximos. Todos los puntos difíciles y complicados del proceso deben ser marcados. En la misma hoja de papel rojo, escriba la esencia del problema.
8. Calcule las pérdidas de los puntos críticos o cuánto le cuesta tener este problema en el proceso. El indicador debe ser expresado en términos monetarios. La cantidad puede ser por día / mes / trimestre / año. Por lo general, calculamos las pérdidas por año, pero todo depende de su proceso y objetivos de análisis. Si cree que sus pérdidas no se pueden calcular en términos monetarios, recuerde: «¡Si no se puede calcular, no existe!»
9. Favor de colocar el mapa de proceso terminado, con todos sus cuellos de botella y pérdidas expresadas en términos monetarios, en un lugar de tránsito en la oficina o empresa, es decir, donde un gran número de sus colegas puedan verlo. Junto al mapa, deje papel en blanco, bolígrafos y pegatinas. Permita que los colegas que no participaron en la elaboración del mapa se familiaricen con él y dejen sus comentarios y sugerencias.
10. Después de recibir todas las sugerencias y observaciones, dibuje un mapa del estado futuro. Simplifique sus procesos tanto como sea posible, elimine las pérdidas del proceso y optimice el flujo. En el mejor de los casos, también debería colocar el mapa del estado futuro en un lugar de tránsito y obtener la mayor cantidad de ideas y comentarios posible. Busque consejos, aproveche la sabiduría de sus colegas.

Lo importante a recordar al trabajar con «papel marrón»

• La discrepancia entre diferentes partes en la descripción del proceso es natural y no debe ser objeto de críticas.
• No saber las respuestas a todas las preguntas en la descripción del proceso también es natural y es aceptable, incluso para los responsables del proceso.
• Asegúrese de que las personas que participan en la descripción/crítica del proceso no lo consideren como un insulto personal o un intento de disminuir su importancia. Explique a sus colegas que está pidiendo su consejo y no está criticando su trabajo. Necesita sus consejos porque nadie más que ellos entiende los detalles del proceso descrito. Destaque su intención de mejorar el proceso y facilitar su trabajo.
• Obtenga tantas opiniones como sea posible sobre el proceso existente. Esto ayudará a identificar lo que se conoce como «actividad frenética falsa», que en realidad no es una actividad real.
• Adjunte copias de documentos y ejemplos reales al papel marrón de los procesos. Cuanto más visual sea su mapa, mejor será el proceso futuro.
• No critique a los participantes del proceso.
• La crítica del proceso en sí solo es apropiada después de crear el primer mapa del proceso.
• Escriba todas las explicaciones de los pasos del proceso aquí en el mapa.

Espero sinceramente que les guste esta herramienta. Después de todo, no hemos tenido una empresa en la que no hayamos encontrado pérdidas de al menos 10.000 euros gracias a «papel marrón» (y en realidad, las cifras son mucho más altas) 😉

Si tienen preguntas sobre el uso de la herramienta, por favor háganlas en los comentarios.

¡Estoy feliz de ayudar!

Yana Demenko, en nombre del equipo «Into Effect»

Se utilizaron materiales de capacitación del grupo de empresas «Into Effect».