«Cada mes en la empresa A comienza de manera triste. El jefe del departamento de recursos humanos, Luisa, reorganiza las nóminas de un montón a otro, recalcula una y otra vez con el contador todas las licencias médicas, vacaciones y ausencias, y luego con la cabeza gacha va al gerente general para obtener su firma. Estos alegres días de pago están empañados por la falta de voluntad de Luisa (¡ya es el quinto mes!) de abordar la resolución del problema. Su presupuesto de nómina está inflado, el gerente general le resta cada mes su falta de acción y Luisa no quiere asumir tanta responsabilidad. Con discusiones interminables e inacción, la empresa A se acerca al colapso financiero. «Despedir al 15% del personal para el final del año fiscal», así lo dicta la orden de la junta directiva. Queda solo un mes hasta la fecha límite crítica, pero ni Luisa ni el gerente general saben cómo manejar esto. ¡Despedir! ¡15%! Con su cantidad, son 372 personas. ¿Acaso es una broma?»

Cómo despedir a los empleados: criterios y buenas prácticas?

Cómo comunicar el despido a los empleados de manera efectiva?

Cómo manejar la carga de trabajo después del despido?

Cómo prevenir conflictos en el proceso de despido?

La empresa A, junto con Luisa y el gerente, son personajes ficticios en este caso. Sin embargo, esta situación se observa con bastante frecuencia en las empresas. La ética junto con la cuestión financiera plantean un problema irresoluble con múltiples variables.

Siendo honestos, hay que decir que no hay una solución perfecta para este problema con tantas variables. Independientemente de la decisión que tome Luisa hoy, la empresa A seguirá sufriendo. Si se niega a despedir a los empleados, la empresa sufrirá una crisis financiera inevitable. Si decide despedir a los empleados, la moral de todo el equipo sufrirá un golpe, seguido de lecciones financieras posteriores.

Sin embargo, es posible prevenir problemas en la toma de decisiones éticas y financieras tan difíciles. El problema del despido inevitable de los empleados rara vez surge «de la noche a la mañana». Por lo general, las empresas pueden preverlo y tener un margen de 3 a 5 meses. Además, la reducción de horas de trabajo a menudo es una condición de un proyecto de desarrollo en la empresa, lo que significa que la empresa tiene tiempo para prepararse.

Congelación de contratación.

En nuestra práctica, hemos reducido la cantidad de horas de trabajo para muchas empresas en varias ocasiones, pero nunca hemos despedido a empleados. Esto se puede evitar utilizando la herramienta «Congelación de contratación».

¿Qué es la «congelación de contratación»?

La «congelación de contratación» es una estrategia común de gestión de recursos humanos que utilizan las organizaciones para controlar los gastos durante períodos de dificultades financieras o reestructuraciones. En lugar de despedir a los empleados, la «congelación de contratación» implica detener la contratación de nuevos empleados durante un período determinado. Esto puede ayudar a reducir los costos y evitar despidos, permitiendo que la organización mantenga un nivel de dotación de personal determinado.

Durante la «congelación de contratación», los empleados existentes pueden ser obligados a asumir responsabilidades adicionales para compensar la falta de nuevas contrataciones. Además, las organizaciones pueden implementar otras medidas para reducir los costos, como la reducción de horas extras, la congelación de salarios o la oferta de programas de jubilación anticipada.

¿Cómo funciona la «congelación de contratación»?

Paso 1.

Antes de comenzar, haga un mapa de procesos de la empresa si no lo tiene y determine todas las habilidades necesarias de los empleados para implementar los procesos comerciales.

Paso 2.

Realice una reunión o reuniones con los empleados de su empresa en la que anuncie el inicio de los cambios en la empresa. Explique las razones de tales cambios y anuncie la forma que ha elegido. Preste atención a los empleados sobre su rechazo al despido forzado. Cree condiciones para la retroalimentación: es posible que sus colegas tengan mejores ideas para optimizar los costos.

Paso 3.

Prepare un documento en el que se enumeren todas las habilidades de sus empleados de acuerdo con el siguiente esquema: para cada empleado, marque en el gráfico su capacidad para realizar esta tarea. Habrá tres criterios:

Calificado para realizar la tarea (tiene la habilidad) Necesita capacitación (no tiene la habilidad pero puede ser capacitado) No podrá realizar la tarea (no se puede capacitar debido a circunstancias como trabajos que requieren capacitación prolongada o permisos especiales)

Esta herramienta simple la llamamos «matriz flexible» y puede ver un ejemplo de cómo llenarla en la figura:

Paso 4.

Congele el proceso de contratación en la empresa durante 3-5 meses. Completo. La rara excepción son solo aquellos puestos que no se pueden reemplazar o reorientar. La rotación natural de los empleados existe en cualquier empresa en cualquier condición: alguien renuncia, alguien se va de licencia y así sucesivamente. Es esta rotación natural la que utilizará. Se agregará la categoría de «desacuerdo». Por lo general, son personas que no están dispuestas a cambiar: cambiar sus procesos de trabajo y apoyar el proceso de cambio en la empresa, o jugar un juego no muy justo en su lugar de trabajo (sobornos y otros). Esta categoría de personas buscará una «mejor fortuna» y se irá por su cuenta. El director de personal supervisa el proceso de congelación de contratación y también lleva un registro de la dinámica de rotación.

Paso 5.

Después de cada despido voluntario, reorienta las tareas basándote en la matriz flexible elaborada anteriormente. Además, utiliza la matriz flexible para organizar la formación in situ.

Con estos simples pasos puedes reducir la cantidad de personal a la cifra que necesitas. Este proceso no es rápido, pero ayuda a mantener la moral en tu equipo.

Y sobre la importancia de mantener la moral y crear una sensación de seguridad en los empleados, mira la presentación de Simon Sinek:

Ejemplos de uso de la herramienta en diferentes empresas

1. Hewlett-Packard: En 2012, la empresa Hewlett-Packard (HP) anunció una congelación de la contratación como parte de sus esfuerzos para reducir costos y optimizar operaciones. La congelación afectó a todas las unidades de negocios y debía durar al menos dos años. Durante este período, HP se centró en la consolidación de operaciones, reducción de personal a través de la natural rotación y despidos voluntarios, así como en la inversión en nuevas tecnologías.
2. Estado de Illinois: En 2015, el estado de Illinois implementó una congelación de la contratación como parte de sus esfuerzos para superar una crisis presupuestaria. La congelación afectó a todas las agencias estatales y se esperaba que ahorrara $400 millones de dólares al año. Durante la congelación, las agencias estatales debían presentar solicitudes de excepción, las cuales se revisaron en cada caso por el gabinete del gobernador.
3. Wells Fargo: En 2019, la empresa Wells Fargo anunció una congelación de la contratación como parte de sus esfuerzos para controlar los gastos y recuperarse después de una serie de escándalos. La congelación afectó a todas las unidades de negocios y debía durar varios meses. Durante este período, la empresa se enfocó en reducir gastos, simplificar operaciones y mejorar prácticas de gestión de riesgos.
4. Coca-Cola: En 2020, Coca-Cola anunció una congelación de la contratación como parte de sus esfuerzos para reducir costos y optimizar operaciones en respuesta a la pandemia de COVID-19. La congelación afectó a todos los puestos vacantes, excepto los puestos «críticos», como aquellos relacionados con la producción, servicio al cliente y distribución. Se esperaba que la congelación durara varios meses.
5. General Motors: En 2009, General Motors (GM) implementó una congelación de contratación como parte de sus esfuerzos para evitar la bancarrota y reestructuración del negocio. La congelación afectó a todos los puestos permanentes y debía durar al menos un año. GM también implementó otras medidas para reducir costos, como la reducción de salarios para los líderes y ofrecer opciones de retiro para los empleados.
6. United Airlines: En 2020, United Airlines anunció una congelación de contratación en respuesta a la pandemia de COVID-19, que redujo significativamente la demanda de transporte aéreo. La congelación afectó a todos los puestos vacantes innecesarios, y la compañía también ofreció programas de retiro voluntario y jubilación anticipada para los empleados con el fin de reducir costos. United Airlines también implementó otras medidas, como la reducción de asientos en los vuelos y la suspensión de algunas rutas internacionales.
7. University of California: En 2020, el sistema universitario de California anunció una congelación de contratación a nivel del sistema como parte de sus esfuerzos para abordar los problemas financieros causados por la pandemia de COVID-19. La congelación afectó a todos los puestos innecesarios y debía durar al menos varios meses. El sistema universitario también implementó otras medidas, como la reducción de salarios para los líderes, la reducción de algunos beneficios para los empleados y el aplazamiento de proyectos de construcción.

Author: Yana Demenko, Into Effect